Отдел делопроизводства – это связующее звено всех подразделений авиастроительного предприятия Приморья, лидера Приморского регионального отделения Союза машиностроителей России, ведь именно здесь идет учет всех документов – входящих, исходящих, внутренних. Сотрудники называют это подразделение канцелярией. 28 декабря дружный коллектив отдела отметил 20-летний юбилей со дня создания.
Однако отдел делопроизводства является одним из старейших подразделений предприятия. Еще в январе 1937 года на должность начальника административно-хозяйственного отдела был назначен Ф.И. Карякин. За 80 с лишним лет на предприятии неоднократно проходили всевозможные реорганизации отделов. Канцелярия не стала исключением. Приказом от 22.12.2004 г. «Об изменении структурной схемы» было создано самостоятельное подразделение – «служба делопроизводства».
Сегодня отдел делопроизводства – это «сердце» предприятия. Небольшой коллектив отдела возглавляет член СоюзМаш России Елена Попович. Сотрудницы отдела делают невидимую, но очень важную и ответственную работу. Взаимодействуя со всеми структурными подразделениями, они умело выстраивают деловые взаимоотношения. Делопроизводство подразделяется на три стадии: создание документов (документирование); организация движения и учёта документов (документооборот); хранение документов (архивное дело).
Девчата организуют, координируют и контролируют обеспечение деятельности всего предприятия, решают вопросы информационного и документационного оборота. Они обязаны контролировать исполнение принятых управленческих решений, работать с обращениями подразделений и защищать государственную тайну. От правильной организации работы и надлежащего оформления документов, контроля за обеспечением режима секретности и прочих важных процедур в конечном итоге зависит четкая, бесперебойная работа и исполнение производственной дисциплины. Процесс этот прекрасно отлажен и скоординирован.
В июле 2024 года на предприятии была введена в промышленную эксплуатацию интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Она предназначена оптимизировать работу с управленческими документами, усовершенствовать систему делопроизводства и ускорить процессы документооборота, а также упорядочить деятельность по созданию, согласованию, хранению и использованию документов на предприятии.
Сотрудницы отдела одни из первых изучили ее специфику работы и сегодня оказывают квалифицированную помощь всем пользователям системы.
В канцелярии всегда царит деловая обстановка. Девушки приветливы, тактичны и всегда придут на помощь любому обратившемуся посетителю.
«Главные качества человека, который работает с документами – ответственность, организованность, аккуратность, внимательность, коммуникабельность, умение выстраивать отношения как с руководителями, так и с сотрудниками, и, конечно, безупречное знание нормативно-правовой базы, — комментирует Елена Геннадьевна. — Здесь все девчата на своем месте, я уверена в каждой из них, что работу выполнят в срок и не подведут. Про девочек можно говорить много и долго: они собранные, самостоятельные, трудоспособные, но в тоже время креативные, разносторонние, веселые, и, конечно же, надежные и бескорыстные. Мне повезло с таким коллективом».
Здесь, как и в любом подразделении предприятия, есть свои «ветераны» и вновь пришедшие сотрудники. Не один десяток лет в отделе трудятся Ольга Панькив, Евгения Жмур, Мария Лопатина, Анна Алекторова. Не менее ответственно подходят к своим обязанностям Оксана Корчевская, Ольга Пустынцева, Виктория Асташкина, Елена Фоменко. Молодежь отдела — Виктория Покрашенко, Елизавета Тихая, Александра Сидорова — с энтузиазмом перенимают опыт у старших коллег. Елизавета и Александра под руководством Виктории Асташкиной в архиве обеспечивают сохранность, учёт, систематизацию документов и их оформление. Организация работы архива, формирование архивных дел, обеспечение хранения и использования архивных документов – это лишь маленькая часть их работы.
Под стать своим сотрудникам и руководитель отдела, председатель местного отделения Приморского РО СоюзМаш России Елена Геннадьевна Попович, человек с активной жизненной позиций, жизнерадостная и доброжелательная, отзывчивая и радушная, всегда в окружении коллег и друзей, которые заходят к ней не только по рабочим вопросам. Она всегда выслушает, поддержит, утешит и вдохновит.
В праздничный день коллектив предприятия поздравляет сотрудников отдела делопроизводства с юбилеем, желает крепкого здоровья, семейного благополучия и профессионального мастерства!
По поручению регионального совета Организации с юбилейной датой коллектив канцелярии поздравил член совета, заместитель генерального директора ААК «Прогресс» по управлению персоналом Сергей Чупров.
Справка.
По материалам газеты Приморского регионального отделения Союз машиностроителей России «Прогресс Приморья»