Чуть больше года в Арсеньевской авиационной компании «Прогресс» существует отдел проектного управления и бизнес-процессов, который уже внес коррективы не только в работу подразделений по формированию и достижению ключевых показателей эффективности, но и в процессы среднего и нижнего уровня. Чем же занимается этот небольшой коллектив, рассказала начальник отдела Ирина Клочкова, член Союза машиностроителей России и которая стояла у истоков создания аппарата Приморского РО Организации.
— Ирина Анатольевна, что такое бизнес-процесс и зачем он нужен на нашем предприятии?
— Любой процесс — это цепочка действий, решений и событий, которые происходят в компании и приводят к конечному результату. На отдел проектного управления и бизнес-процессов возложена новая для нашего предприятия функция по моделированию и оптимизации бизнес-процессов, а также анализ их эффективности.
В каждом рабочем процессе: закупка материалов, подбор персонала или открытие заказа, есть определенная последовательность действий. В случае стихийных, неотлаженных действий цель достигается довольно сложным путём, с проблемами, с потерей времени.
Вот тут как раз наша задача – исследовать, изучить и построить модель реально существующего процесса на предприятии. Цели моделирования процессов могут быть разные, например, анализ и последующая оптимизация, разработка регламентирующих документов, автоматизация процесса и так далее.
— Но ведь все процессы предприятия описаны в инструкциях и стандартах.
— Верно, для описания деятельности подразделения есть положение о подразделении, в котором указан перечень выполняемых процессов. Для их выполнения есть стандарты, должностные инструкции и прочие нормативные документы. Но не всегда удобно читать объемные документы, уложить в голове последовательность всех действий, тем более новым сотрудникам.
В большинстве случаев процесс включает взаимодействие нескольких специалистов из разных подразделений, у каждого сотрудника зона индивидуальной ответственности в рамках должностной инструкции и мера добросовестного отношения к работе. Когда мы получаем совсем не тот результат, который необходим, при наличии четкого алгоритма действий легко определить «слабое звено». Для того, чтобы процесс выполнялся по единым правилам, мы разрабатываем паспорта процессов. Крупные процессы разделяем на составляющие части — подпроцессы, которые в результате доходят до уровня операции, становятся элементарными и могут быть выполнены одним сотрудником.
— Для чего нужны паспорта процессов?
— Паспорт процесса – это инструкция для нескольких сотрудников одновременно, делающих конкретную работу. Он включает простую и понятную диаграмму с минимальным набором графических символов и описание в виде таблицы. В паспорте процесса четко определены границы операций, входящих в процесс, ответственные исполнители и сроки исполнения. И это уже необходимо руководителю для эффективной организации работы и контроля.
Диаграмма процесса – уникальный наглядный инструмент, который помогает сразу выявить ненужное повторение операций, перегрузку исполнителей, операции, от которых можно отказаться, возможность их параллельного выполнения, возможность упрощения алгоритма выполнения процесса, то есть узкие места различного характера, на которые мы порой не обращаем внимания. Поэтому паспорт процесса – это начало четкой, своевременной и качественной работы команды.
— Какое место занимает отдел в цепочке совместной работы по внедрению улучшений, изменений на предприятии, для того чтобы прийти к результату – «Предприятие «как надо!»?
Первым делом нужно разработать модель процесса «как есть» и определить проблемные зоны. Далее необходимо подготовить и проработать предложения по изменению процесса. На всех этапах тесно взаимодействуем с исполнителями и владельцем процесса. Результат нашей работы – паспорт процесса «как надо». Далее, работа продолжается на местах, где каждый исполнитель несет ответственность за результат или продукт, создаваемый процессом. Таким образом, эта совместная работа, помогает достигать высоких результатов, улучшать производительность, делает управление предприятием прозрачным и гибким.
— Важнейшим фактором успешной работы являются кадры, какие компетенции нужны специалистам вашего направления?
— Работа у нас очень интересная, так как каждая задача погружает в абсолютно новое направление деятельности. Нужно уметь работать с информацией — получать и структурировать её, необходимы коммуникативные навыки, системное мышление, способность анализировать. У нас разработан тест, состоящий из практических заданий – «входной контроль», с которым без труда справится специалист с аналитическим складом ума, умеющий работать с информацией.
Приглашаем креативных и амбициозных сотрудников, которые будут моделировать процессы нашего предприятия и развиваться в этом перспективном направлении.
По материалам газеты Приморского РО СоюзМаш России «Прогресс Приморья»